教你如何做好会议记录

作者:呼和浩特市妇幼保健院 / 公众号:hhhtsfybjy 发布时间:2019-11-03






在工作中总是有各种会议需要我们去参加,然而写一份合格的会议记录却并不简单。或许很多人有这种感觉,不知道会议记录如何下手,今天就来告诉大家怎样写一份让人看得懂并有用的会议记录吧。
一、会前的准备工作
记录人员在开会前要提前到达会场,并找好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备,以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
记录人员应尽可能地提前了解会议议题,比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫,才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。
在纸上预先写下记录框架,以便做记录时有的放矢,不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点,避免遗漏关键信息。
二、会议记录的详细内容
会议记录的基础情况:会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名,会议人数不多,可一一写上。会议人数多,可以只写他们的职务,也可只写总人数。如是工作例会,可只写缺席人的名字和缺席原因。
会议记录的内容有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。
(一)摘要记录。一般会议只要求重点记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。
所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。
(二)详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。
会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
(三)会议记录应该突出的重点
1.会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
3.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
4. 会议已议决的或议而未决的事项;
三、会议记录技巧
一快:即书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
二要:即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性,一篇好的记录应当独立成篇。(呼市妇幼保健院办公室)

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